Любую деятельность необходимо контролировать и планировать. Как показывает опыт, очень важно уметь осмыслять и разделять задачи управления текущей деятельностью и управления проектами. Главным образом это важно для создания эффективной системы управления предприятием. Система управления, направленная на управление неизменными технологическими процессами, не предоставит менеджеру необходимой информации, когда необходимо планирование и управление изменениями.
Таким образом, современная компания будет существовать и успешно конкурировать на рынке только лишь при условии непрерывного развития и адаптации под меняющиеся условия ведения бизнеса. Это означает, что менеджмент компании, планируя и достигая определенные цели, постоянно сталкивается с вопросами, подобной управленческой тематики - как грамотно спланировать работы во времени, чтобы успеть к определенному сроку, какие могут потребоваться ресурсы, количество ресурсов и когда именно, стоимость, из каких источников и по какому графику будет обеспечиваться финансирование.
Каждый проект имеет в своем развитии определенные фазы, которые в совокупности называются жизненным циклом. Жизненный цикл продукта и проекта различны. Жизненный цикл проект является подмножеством жизненного цикла продукта. Когда рассматривают окупаемость инвестиционного проекта, то обычно выделяют три стадии: предварительную (стадия обоснования инвестиций), подготовительную (собственно инвестиции) и производственную (подразумевает производство, а также продажи). Проект, целью которого является выполнение работ по контракту, имеет жизненный цикл, включающий следующие стадии: начальная (инициации работ и подготовка контрактов), стадия выполнения проекта (тщательное планирование и исполнение) и стадия завершения проектных работ.
Конечно же стадии жизненного цикла проекта могут быть различными в зависимости от принятой системы организации работ и сферы деятельности. Однако у любого проекта выделяют начальную стадию, стадию реализации проекта, а также стадию завершения работ по проекту. Понятие жизненного цикла проекта - одно из важнейших для менеджера, так как задачи и процессы подготовки управлеческих решений и их принятия, которые использут методики и инструментальные средства, определяются текущей стадией проекта.
Менеджеры проектов делят жизненный цикл проекта на этапы различными способами. В проектах по разработке программного обеспечения выделяют этапы: осознание необходимости информационной системы, формулировка требований, процесс проектирования системы, процесс кодирования, процесс тестирования, эксплуатационная поддержка. Но, все же, чаще всего разбивают проекта на четыре крупных этапа: инициации проекта, планирования, этапы осуществления и завершения. Разработка концепции проекта или инициация по существу подразумевает функцию выбора проекта.
На данном этапе для сравнительного анализа применяются методы проектного анализа, которые включают в себя экономический, финансовый, коммерческий, экологический, организационный, анализ рисков и иные виды анализа проекта. Процесс планирования производится в течение всей длительности реализации проекта. Определяются ключевые события проекта, формулируются работы и их взаимная зависимость. Здесь, на этом этапе используются системы для управления проектами, которые предоставляют руководителю проекта набор средств для выработки детального плана. Обычно, план проекта не является неизменным, и по мере разработки проекта постоянно редактируется с учетом текущей ситуации. По утверждению формального плана на руководителя ложатся задачи подготовки исполнения и контроля хода работ. К сожалению, в случае организации проектного управления, с абсолютной уверенностью можно сказать, что отклонения между фактическими и плановыми показателями случаются всегда. Именно по этой причине, задачей менеджера является проанализировать возможное влияние отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом и в формировании соответствующих управленческих решений.
Рано или поздно, проекты завершаются. Проект считается завершенным, когда достигнуты поставленные перед ним цели. Когда проект заканчивается, руководитель проекта должен выполнить ряд мероприятий, завершающих проект. Сегодня при разработке и внедрении проектного управления используют системные подходы к принятию решений, включающие в себя методики и средства для обработки, сбора и анализа данных, позволяющие моделировать возможное развитие ситуации и предвидеть последствия.
Системный анализ и моделирование играют решающую роль в превращении отдельной информации в знания, которые приобретают практическое значение. Использование наиболее формализованной системы планирования и управления проектами связывают с неопределенностью, которая всегда имеет место быть при реализации проекта. По-существу, информационная модель проекта помогает руководителю, всегда иметь актуальный план работ, соответствующий ситуации и текущему уровню неопределенности.
